Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp với 9 bước

Khi cần thông báo hay để giúp mọi người biết đến những thông tin mới nhất, các doanh nghiệp hay tổ chức thường tổ chức cuộc họp báo. Tuy nhiên, để hiểu rõ về quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp, thì không phải ai cũng biết và hiểu rõ. May In Thêu Hải Triều sẽ tổng hợp 9 quy trình tổ chức họp báo một cách chuyên nghiệp và đầy đủ dưới đây, hy vọng các bạn có thể tham khảo và thực hiện thành công.

• Túi tote là gì? A-Z về chất liệu, phân loại & công dụng túi vải tote
• Vải kháng khuẩn là gì? Đặc điểm & các ứng dụng của vải kháng khuẩn

I. Sự kiện họp báo là gì?

1. Họp báo là gì?

Cuộc họp báo hay còn được gọi Press Conference, là một sự kiện được tổ chức nhằm trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông về một thông tin mới nào đó. Ngoài ra, cuộc họp báo còn nhằm giới thiệu đến công chúng những sự kiện, hay một bộ phim mà sắp được công chiếu với sự mong đợi của khán giả. Cuộc họp bào thường do doanh nghiệp, chính trị gia và các quan chức chính phủ thực hiện.

Để tổ chức một cuộc họp báo, người điều hành công ty hoặc nhân viên làm việc mảng truyền thông có nhiệm vụ liên hệ với báo chỉ để thực hiện. Trước khi thực hiện, nội dung chính sẽ được đưa trước cho cánh báo chí để cuộc họp báo được diễn ra thuận lợi hơn. Và để bắt đầu một cuộc họp bào, một hoặc nhiều người sẽ diễn thuyết thông tin trước, sau đó các phóng viên sẽ đưa ra các câu hỏi để trả lời.

Mục đích chính của họp báo chính là giúp sự kiện mới được nhiều người biết đến nhiều hơn. Nếu như doanh nghiệp nào chưa thực sự nổi bật trước công chúng, họ sẽ nhờ báo chí để khuếch đại tên tuôi lên, hay tạo điều kiện để cơ quan báo chí đưa tin về sự kiện của công ty. Khi có các cuộc họp báo được diễn ra, các doanh nghiệp sẽ được công chúng nhận diện thương hiệu dễ hơn khi tung sản phẩm ra thị trường.

2. Tại sao phải tổ chức họp báo?

Có rất nhiều lý do để một cuộc họp báo được thực hiện. Tuy nhiên, dưới đây là những lý do chính:

• Đưa ra một tin tức mới  hay phản hồi về lợi nhuận.
• Ủy viên của ban quản trị rời đi hay được bổ sung sẽ thông báo qua họp báo.
• Thông báo về một cơ sở sản xuất mới.
• Ra mắt một sản phẩm mới.

Ngoài những lý do trên thì nhiều trường hợp khác cùng được họp báo nhằm thông báo cụ thể các thông tin mới nhất đến với mọi người. Tùy thuộc vào khoảng thời gian ra mắt sự kiện, mà công ty hay doanh nghiệp sẽ sắp xếp thời gian tổ chức họp báo hợp lý. Mỗi cuôc họp báo cần phải chuẩn bị rất nhiều vấn đề, mỗi yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình diễn ra của chính buổi họp báo đó. Vậy để tổ chức họp báo một cách chuyên nghiệp, chúng ta cần chuẩn bị những gì?

II. Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp A-Z

1. Xác định mục tiêu tổ chức họp báo

Khi muốn tổ chức họp báo, cần đưa ra mục tiêu cụ thể để có thể dễ dàng triển khai nội dung chính. Mỗi cuộc họp báo sẽ có mội nội dung riêng cần thông báo đến truyền thông, vậy nên cần xác định rõ múc đích và mục tiêu để truyền tải được thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.

Đưa ra được mục tiêu chính xác cũng giúp chúng ta đánh giá được hiệu quả đạt được thông qua buổi họp báo này. Cũng như là yếu tố để biết được có bao nhiêu cơ quan báo chí sẽ tham dự, và số lượng khách hàng đã tiếp cận được với sàn phẩm mới này. Một số mục tiêu ví dụ điển hình như:

• Họp báo ra mắt phim “Bố già”: Mục tiêu được xác định ở đây chính là giới thiệu một bộ phim mới đến với khán giả. Các thông tin trong buổi ra mắt sẽ đề cập đến một số chi tiết, nội dung liên quan đến bộ phim. Mục tiêu ở đây còn muốn tăng sự tò mò của khán giả khi giới thiệu dàn diễn viên hay công bố ngày phát hành phim.

• Họp báo ra mắt thương hiệu Namiso: Mục tiêu chính là để cho khán giả biết đến một dòng sản phẩm mới, có lợi cho sức khỏe của con người như: Rong nho tách nước, thạch rong nho, ngũ cốc rong nho và các loại đậu giúp tăng cân. Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện ra mắt lần này còn muốn giới thiệu đến với mọi người về việc công bố giám đốc điều hành của Namiso Việt Nam…

Vậy nên, việc xác định mục đích hay mục tiêu rất quan trọng, trước khi tổ chức buổi ra mắt với khán giả. Cần chọn những nội dung chính xác, sát với chủ đề mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến với tất cả mọi người.

2. Xác định thời gian và thời lượng diễn ra

Sau khi đã có mục tiêu chính của buổi họp báo, chúng ta sẽ xác định thời gian sẽ diễn ra, cũng như sự kiện lần này sẽ được tổ chức trong khoảng thời gian bao lâu. Thông thường, các cuộc họp báo không được tổ chức cuối tuần, ngày nghỉ hay ngày lễ, mà chúng sẽ được thực hiện vào buổi sáng vào các ngày thường trong tuần. Ngay sau khi sự kiện kết thúc, cánh nhà báo sẽ nhanh chóng tổng hợp thông tin và đăng những mục tin nóng hổi này ngay trong ngày hôm đó.

Mục đích chính là để mọi người có thể tiếp cận thông tin một cách sớm nhất. Còn nếu sự kiện dễ ra buổi tối, hay vào các ngày cuối tuần thì mọi người thường có xu hướng nghỉ ngơi, không quá tập trung vào thông tin nóng hổi của xã hội hay thị trường. Vậy nên, cần chọn thời gian hợp lý để việc truyền đạt thông tin đến với mọi người đạt hiệu quả cao.

Ngoài việc chọn mốc thời gian, thì khoảng thời gian diễn ra sự kiện cũng rất quan trọng. Thời gian cần chọn vừa đủ để thực hiện hết tất cả các nội dung đã đề ra. Tuy nhiên, không nên tổ chức sự kiện kéo dài gây nhàm chán và phát sinh một số vấn đề ngoài nội dung đã đưa ra. Thời gian tối thiểu thường sẽ khoảng 90 phút, và không nên tổ chức họp báo kéo dài quá 2 tiếng.

3. Tìm địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm rất quan trọng, đó phải là nơi thuận tiện để nhà báo có thể tham gia phỏng vấn. Bên cạnh đó, cần phải có đủ diện tích để để sự kiện được diễn ra một cách thoải mái và hiệu quả. Âm thanh, ánh sáng là hai yêu tố rất quan trọng để thông tin được truyền tải rõ ràng, và giúp phóng viên ghi nhận được thông tin rõ ràng hơn. Vậy nên, chúng phải đảm bảo về các yếu tố kỹ thuật, cũng như được bày trí một cách hợp lý nhất.

Để đảm bảo cho quá trình thu âm, và quay phim, các buổi sự kiện thường được tổ chức trong nhà để tránh được tiếng ồn không đáng có ở bên ngoài. Các doanh nghiệp sẽ chọn trung tâm hội nghị, hay các phòng hội thảo ở khách sạn, nhà hàng để tổ chức. Vì ở đây có đầy đủ các yếu tố giúp cho họp báo được diễn ra một cách thuận lợi. Có đầy đủ bàn, ghế, ánh sáng, âm thanh, có khoảng trống rộng để phóng viên và nhà báo có thể trực tiếp phỏng vấn và ghi âm.

4. Tổng hợp danh sách khách mời

Để thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần cân nhắc đến danh sách khách mời. Khách mời ở đây chính là các cơ quan truyền thông. Cần lựa chọn các cơ quan truyền thông chuyên về lĩnh vưc, hay vấn đề sẽ thông báo trong sự kiện lần tới. Sau khi đã có đủ danh sách, chúng ta tiến hành gửi thiệp mời để thông báo về cuộc họp báo.

Trong thiệp mời cần ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, người tham gia và khoảng thời gian diễn ra sự kiện. Cần dùng những lời lẽ trang nhã, lịch sự, khéo léo để nhận được sự quan tâm của cơ quan báo chí. Trước ngày diễn ra sự kiện, chúng ta nên gọi điện để xác nhận xem họ có thể tham dự hay không, nhằm đưa ra các phương án dự phòng thích hợp.

5. Xây dựng nội dung kịch bản tổ chức họp báo

Việc xây dựng nội dung và kịch bản rất quan trọng trong một cuộc họp báo. Nội dung đó phải có mối quan hệ mật thiết với vấn đề dự định ra mắt, hay thông báo với khán giả, công chúng. Vậy nên. phải xây dựng một nội dung, kịch bản hoản hảo và đầy đủ nhất. Nội dung bao quát thường sẽ nằm ở MC, nên MC sẽ có một kịch bản theo thứ tự đã được xây dựng. MC dựa vào nội dung để tổ chức chương trình.

Bên cạnh đó, nội dung chi tiết được viết cho người tham gia sự kiện.Thông thường, theo thứ tư thì người đứng ra tổ chức sự kiện sẽ là người thông báo trước. Việc lập ra những nội dung chính trong bản báo cáo này rất quan trọng, vì đó chính là trọng tâm của vấn đề sắp sửa được đưa ra. Do đó, bản báo cáo này cần được xây dựng rõ nội dung mà chúng ta muốn đề cập.

Tiếp đến chuẩn bị các tài liệu liên quan đến sản phẩm sẽ ra mắt, các video quảng bá, hay sản phẩm thật để mọi người được trải nghiệm… Chung quy lại trong bản nội dung cần phải có những chi tiết như sau:

• Thời gian bắt đầu.
• Trình tự thực hiện các nội dung (Bao gồm người phụ trách).
• Đưa ra các câu trả lời dự đoán trước những câu hỏi của phóng viên.
• Thời gian kết thúc.

6. Giấy phép tổ chức họp báo

Bất kỳ một hoạt động nào diễn ra cũng cần phải có giấy phép, và đối với sự kiện này cũng không ngoại lệ. Nếu như chưa xin giấy phép, cả chương trình đã chuẩn bị cũng sẽ phải hủy bỏ vào giờ phút chót. Điều kiện để có thể tổ chức cuộc họp báo:

• Tổ chức, công dân muốn họp báo phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ, trước khi họp báo cho cơ quan quản lý nhà nước về báo chí
• Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục đích của tổ chức đó. Việc họp báo chỉ được tổ chức khi cơ quan quản lý nhà nước về báo chí đồng ý bằng văn bản, trong thời gian chậm nhất là 6 tiếng đồng hồ trước khi họp báo.
• Đối với họp báo trong nước: Tổ chức, công dân ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông.
• Đối với cơ quan đại diện nước ngoài có trụ sở ở các địa phương ngoài Hà Nội, khi họp báo có mời công dân Việt Nam tham dự thì thông báo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông; đồng thời thông báo cho Sở Ngoại vụ.
• Đối với cơ quan nước ngoài và cá nhân người nước ngoài họp báo ở địa phận nào thì đăng ký bằng văn bản với Sở Thông tin và Truyền thông chậm nhất trước 48 giờ.

Hồ sơ để xin giấy phép sẽ bao gồm:

• Nội dung
• Mục đích
• Thời gian, địa điểm
• Người chủ trì họp báo
• Thành phần tham dự
• Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, hiện vật…

Bên cạnh đó, cần nộp thêm một số giấy tờ như sau:

• Nộp Bản sao Giấy thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp
• Danh sách cơ quan báo chí tham gia họp báo
• Chương trình họp báo
• Thông cáo báo chí
• Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức sự kiện.

Và chỉ được tiến hành cuộc bọp báo khi có đủ điều kiện sau:

• Trường hợp tổ chức, công dân Việt Nam muốn họp báo: Việc họp báo chỉ được tổ chức khi Ủy ban nhân dân Thành phố đồng ý bằng văn bản trong thời hạn chậm nhất là sáu (6) tiếng đồng hồ trước khi họp báo.
• Trường hợp Cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam có nhu cầu tổ chức họp báo; Đoàn khách nước ngoài thăm Việt Nam theo lời mời của các Bộ, ngành, địa phương hoặc cơ quan nhà nước khác của Việt Nam có nhu cầu họp báo: Sau 02 ngày kể từ khi nhận được đơn đề nghị, Sở Thông tin và Truyền thông trình Ủy ban nhân dân Thành phố. Nếu không có ý kiến thì việc họp báo coi như được chấp thuận.

7. Chuẩn bị và trang trí địa điểm tổ chức

Việc set up một không gian hoàn chỉnh sẽ giúp cho cuộc họp báo được diễn ra hoàn hảo hơn. Thông thường việc set up sẽ được giao cho các tổ chức sự kiện. Ở các công ty sự kiện, họ có đủ nguồn nhân lực, kinh nghiệm hơn chúng ta rất nhiều. Vậy nên, hãy bàn bạc đưa ra ý tưởng, nội dung của cuộc họp báo để từ đó tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận lên kịch bản, background, tạo ra một không gian lý tưởng cho cuộc họp báo. Trước ngày diễn ra sự kiện, hãy kiểm tra lại một số vấn đề như sau:

• Kiểm tra lại hệ thống ánh sáng, âm thanh: Kiểm tra xem hiệu ứng ánh sáng đã đủ chưa, cũng như lượng ánh sáng như vậy đã phù hợp chưa. Không nên để ánh sáng quá chói, rất khó cho việc ghi hình hay quay phim. Bên cạnh đó, âm thanh đã đáp ứng được chưa, âm thanh đã đủ để ai cũng có thể nghe thấy một cách rõ ràng hay chưa. Không nên để âm thanh quá lớn, gây ra cảm giác khó chịu cho người tiếp nhận.
• Kiểm tra lại hệ thống an ninh: Trong hệ thống an ninh, chúng ta cần kiểm tra lại hệ thống báo cháy, hệ thống an ninh xung quanh hội trường hay kiểm tra cách kiểm soát lượng người ra vào hội trường, sân khấu. Việc kiểm soát người ra vào rất quan trọng, chỉ những người có giấy mời mới được tham gia dự họp báo. Tránh trường hợp khủng bố hay các đối thủ cạnh tranh muốn cài người vào để chơi xấu.
• Kiểm tra các tài liệu liên quan đến chương trình: Một số vấn đề liên quan đến chương trình như ảnh, video, quà tặng, thẻ ra vào của người tham gia…
• Liên hệ và làm việc với đội ngũ PG: Cần đưa ra công việc cụ thể cho đội ngũ PG, để họ chủ động hơn cho công việc ngày hôm sau. Phân chia khu vực tiếp đón khách hàng cho từng PG, hoặc ai sẽ là người trao quà tặng…
• Liên hệ và làm việc với người dẫn chưa trình: Đưa kịch bản cho MC để người dẫn chương trình có thể mường tượng ra nội dung cần thực hiện. Lưu ý với MC những nội dung cần thiết, khéo léo lãng tránh những nội dung ngoài lề, gây ảnh hương không tốt đến xu hướng tích cực của cuộc họp báo.

8. Tiến hành họp báo

Trước khi bắt đầu cuộc họp báo, cần kiểm tra lại một lần nữa tất cả những vấn đề liên quan như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nội dung, kịch bản. Ngoài ra, người quản lý cần kiểm tra nhân sự đã đủ người chưa. Nhân sự của một cuộc hộp báo bao gồm người dẫn chương trình, nhân viên an ninh, nhân viên PG,… Cần kiểm tra lại cách bày trí, cũng như không gian của hội trường tổ chức.

Trong quá trình cuộc họp báo được diễn ra, tất cả những người trong ban tổ chức cần bám sát nội dung và kịch bản được đưa ra. Khi có sự cố xảy ra, phải hỗ trợ lẫn nhau để giải quyêt. Với những câu hỏi nằm ngoài luồng dự kiến, người đứng đầu hoặc đại diện cần tham khảo ý kiến trước khi đưa ra cầu trả lời. Nhiệm vụ của người dẫn chương trình lúc này sẽ tạo ra một không gian thoải mái, và cố gắng đẩy cuộc họp báo đúng theo mục tiêu đã đề ra.

Các mục tiêu được đưa ra trước đó cần phải giải quyết hết, để cuộc họp báo đạt hiệu quả cao. Tất cả các thành viên phải cùng nhau đưa chương trình đi theo đúng hướng, nhằm tạo ra hiệu quả cho cuộc họp báo.

9. Tổng hợp lại quy trình họp báo

Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sẽ cùng nhau họp bàn nhằm đánh giá hiệu quả đã đạt được. Từ đó đưa ra những nhược điểm còn thiết sót, để khắc phục cho những lần về sau. Xem xét những khách mời nào đã đến dự để gửi lời cảm ơn, việc cảm ơn khách mời sẽ giúp tạo ra được sự thiện chí, cũng như để có những thông tin hay nhất được gửi đến khán giả và công chúng.

Kiểm tra lịch phát sóng để theo dõi, hoặc để đọc cac thông tin trong buôi họp báo được đưa lên đài, báo hay ti vi. Từ đó đánh giá được hiệu ứng mà họp báo đã đem lại, hay sức ảnh hưởng của nó đến với người xem như thế nào?

Xem thêm:

• Team Building là gì? Mục đích & ý nghĩa của hoạt động Team Building
• Lên kế hoạch họp lớp chi tiết – 9 bước tổ chức vui vẻ & trọn vẹn!
• Mở Local Brand cần những gì? 12+ kinh nghiệm thực tế khi mở Local Brand

Họp báo là một sự kiện rất quan trọng, có thể là ưu điểm, những cũng có thể là nhược điểm. Tuy nhiên, để cuộc họp được diễn ra suôn sẻ và luôn mang lại hiệu ứng tích cực, chúng ta cần có sự chuẩn bị kỹ càng, chu đáo. Hy vọng qua bài viết trên, các bạn sẽ nắm được những việc cần phải làm để tổ chức được một cuộc họp báo chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công.

Có thể bạn quan tâm: