Lên kế hoạch họp lớp chi tiết – 9 bước tổ chức vui vẻ & trọn vẹn!

Ra trường rồi ai cũng muốn quay trở về thăm lại chốn xưa, nơi sân trường đầy rắp tiếng cười và râm ran tiếng ve kêu khi hè về. Nhưng phải có một thời gian hoản hảo thì mới có thể cùng nhau ôn lại những kỉ niệm của ngày tháng học trò. Bởi nay ai cũng bận rộn, phải lo toan những bộn bề trong cuộc sống, không có nhiều thời gian rãnh để có thể cùng tham gia với tập thể, chính vì vậy cần phải chuẩn bị và lên kế hoạch rõ ràng để xác định được thời gian cũng như để buổi họp lớp được diễn ra suôn sẻ hơn.

Để đáp ứng được những vấn đề trên, hôm nay Đồng Phục Hải Triều sẽ liệt kê những chi tiết nhằm giúp các bạn lên kế hoạch họp lớp chi tiết A-Z. Mời các bạn tham khảo những thông tin dưới đây.

• Ý nghĩa màu sắc đồng phục – Kinh nghiệm chọn màu áo thể hiện bản sắc!
• 12 quà tặng thầy cô giáo cuối năm học đẹp & ý nghĩa

I. Lên kế hoạch họp lớp chi tiết A-Z

1. Liên lạc với nhau

Trước hết để có một buổi họp lớp hoàn hảo thì mọi người phải liên lạc với nhau. Ngày nay khi chúng ta đang sống trong thời đại 4.0 thì việc liên kết lại với nhau thật sự rất dễ dàng. Một bạn bất kỳ trong lớp có thể tạo một nhóm trên Facebook hoặc Zalo. Nhưng trên Facebook sẽ tiện hơn, vì không nhất thiết cần đến số điện thoại.

Tiếp đến thêm những tên bạn bè của mình vào nhóm đó, đưa ra ý tưởng họp lớp để lấy kiến chung của toàn thành viên. Khi đã có sự thống nhất về vấn đề họp lớp, thì lúc này mới có thể bắt đầu triển khai tất cả các kế hoạch cho việc họp lớp.

2. Bình bầu đại điện ban tổ chức

Đây là một bước rất quan trọng để có thể chủ trì và triển khai được kế hoạch. Và cần thiết hơn phải có nhóm người chủ chốt nay để các bạn tiện liên hệ khi có việc muốn hỏi. Những người này trước hết phải nhiệt tình có nhiệt huyết và có tâm với kế hoạch, đặc biệt có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn các bạn khác.

Thông thường ban tổ chức thường được các bạn lấy lại những bạn đã từng làm chức vụ quan trọng trong lớp như lớp trưởng, bí thư hay lớp phó học tập.

3. Xác định thời gian địa điểm rõ ràng

a. Thời gian

Tiếp đến các bạn trong nhóm sẽ bình chọn thời gian thích hợp để tất cả các thành viên đều có thể tham dự. Có nhiều bạn ở rất xa nên cần có thời gian dài để chuẩn bị và sắp xếp công việc. Còn nếu các thành viên trong lớp đều ở gần thì hãy chọn một ngày cuối tuần thích hợp. Thông thường kế hoạch họp lớp phải kéo dài tới khoảng nửa năm để chọn được một thời gian thích hợp. Và việc họp lớp không nhất thiết phải diễn ra trong một ngày, tuỳ theo kế hoạch mà nó có thể kéo dài đến 2 ngày 1 đêm.

Nhiều lớp đã chọn các ngày nghỉ lễ như những ngày đầu năm mới hay các ngày lễ lớn như giỗ tổ Hùng Vương, lễ 30-4, 1-5 hay Quốc Khánh 2-9… Ngày nay, trong phần mềm Messenger của Facebook có phần để lập các mốc thời gian để mọi người có thể bình chọn. Từ đó sẽ dễ dàng hơn trong việc tổng hợp để lấy ý kiến chung nhiều nhất.

b. Địa điểm

Địa điểm là nơi mà việc họp lớp sẽ được diễn ra. Thông thường việc họp lớp sẽ luôn được diễn ra tại trường học. Sau đó có thể đến các địa điểm khác nhau dựa vào kế hoạch đã bàn bạc trước đó. Việc thống nhất địa điểm cũng là một khâu quan trọng để lên dự trù kinh phí.

4. Chốt danh sách thành viên và khách mời

Sau khi đưa ra được thời gian và địa điểm diễn ra buổi họp lớp, chúng ta cần chốt được số lượng người tham gia để tính toán tiếp các chi tiết khác như lên kinh phí, các dịch vụ ăn uống hay tính toán cách di chuyển và đi lại.

Tiếp đến đưa ra được danh sách khách mời cùng đến tham dự buổi họp lớp. Mỗi người sẽ đưa ra những ý kiến riêng, sau đó sẽ tổng hợp lại bằng cách liên lạc với từng khách mời để chốt được danh sách cuối cùng.

5. Đưa ra dự trù kinh phí

Đây là bước để có một nguồn kinh phí ban đầu nhằm tiến hành các công việc trước khi diễn ra buổi họp lớp. Kinh phí đưa ra có thể thiếu hoặc thừa, tuỳ sau đó sẽ xử lý dựa vào ý kiến chung của cả tập thể. Để dự trù được kinh phí, ban tổ chức sẽ liệt kê những khoản chi cần thiết ban đầu hay tính toán dựa vào những kế hoạch sẽ được triển khai. Từ đó tính tổng chi phí rồi chia đều cho mỗi thành viên.

Nguồn tài chính họp lớp nhiều khi cũng sẽ có nguồn tài trợ, vì vậy phải tính toán làm sao để tài chính được thu chi hợp lý và phù hợp với hoàn cảnh điều kiện của hầu hết các thành viên trong lớp.

6. Đưa ra ý tưởng họp lớp

Hiện nay có rất nhiều concept hay để tổ chức họp lớp. Tức là chúng ta sẽ họp lớp theo chủ đề như concept Reply 1970s. Ở chủ đề này các thành viên sẽ sử dụng những bộ trang phục có phong cách trong những năm về trước nhằm hoài tưởng lại những tháng năm còn ngồi trên ghế nhà trường hay ngẫm nghĩ lại những mối tính đầu mộng mơ. Theo ý tưởng này, không gian lớp học cũng phải được trang trí sao cho nó phù hợp với hoàn cảnh để khi lên ảnh, tất cả đều là hoài niệm là những khoảnh khắc đáng yêu của lứa tuổi học trò.

Ngoài ra có rất nhiều ý tưởng như khám phá thiên nhiên hay picnic và những cuộc hành trình. Theo chủ đề những cuộc hành trình này khi thực hiện mọi người sẽ cảm nhận được cuộc đời đã thay đổi như thế nào khi mới bỡ ngỡ bước chân ra khỏi cánh cửa kiến thức cho đến những bước đi chập chững trên đường đời. Cùng nhau ngắm nhìn lại những thứ trong quá khứ để biết chúng ta đã và đang làm được gì.

Theo kế hoạch này thì mọi người sẽ đến trường học trước, tham quan và chụp ảnh để lưu giữ kỉ niệm đẹp sau đó tiếp tục lên đường để đến các khu du lịch, khu nghỉ dưỡng hay tham quan các quan cảnh đẹp, tổ chức thêm các buổi gala dinner hay đốt lửa trại… những hoạt động này giúp tất cả thành viên được kết nối lại với nhau thêm lần nữa để mọi người hiểu nhau hơn và đoàn kết với nhau hơn.

7. May áo đồng phục

May áo đồng phục là bước chuẩn bị không quan trọng cho lắm, nhiều lớp vì muốn tiết kiệm được chi phí nên bỏ qua bớt kế hoạch này. May áo đồng phục phải được sự đồng ý của tất cả mọi người mới được triển khai vì chúng liên quan đến vấn đề tài chính.

Và để có được chiếc áo đồng phục đẹp có ý nghĩa thì trước hết chiếc áo đó phải có sự liên quan đến buổi họp lớp. Ví dụ như có các logo hãy những câu slogan, những dòng chữ in phải thể hiện được ý nghĩa của tinh thần họp lớp. Các thành viên phải đăng ký size áo, chọn màu sắc, chọn mức giá rồi sau đó ban tổ chức sẽ đi đặt để kịp cho buổi họp lớp.

8. Lên kế hoạch chi tiết họp lớp

Thường đây sẽ là công việc của ban tổ chức mà tập thể đã bình chọn. Các bạn sẽ cùng ngồi lại với nhau để thống nhất các chi tiết diễn ra buổi họp lớp. Những buổi họp lớp nào đa số để gặp mặt nhau thì trường học sẽ là nơi đầu tiên. Sau đó sẽ di chuyển đến các nơi ăn uống và nghỉ ngơi. Để buổi họp lớp được diễn ra suôn sẻ, chúng ta phải ghi từng công việc một để bản kế hoạch được rõ ràng. Ví dụ chúng ta thực hiện kế hoạch họp lớp 2 ngày 1 đêm như sau:

• 10 giờ: Di chuyển đến nơi vui chơi và nghỉ dưỡng (ghi rõ phương tiện đi lại).
• 11 giờ 30: Xuống sảnh lễ tân để được dẫn đi ăn trưa
• 15 giờ: Tất cả mọi người di chuyển ra bãi biển để chơi trò chơi và chụp ảnh kỉ niệm.
• 16 giờ: Xuống sảnh di chuyển đến nơi tổ chức gala dinner (Tại gala dinner, mọi người sẽ được ăn tối, chơi thêm một số trò chơi sau đó sẽ tổng kết và tặng các món quà cho các thành viên nhằm tăng tinh thần tăng thêm sự ý nghĩa cho buổi tiệc).
• 5 giờ (ngày thứ 2): Di chuyển xuống bãi biển để tập thể dục
• Cuối cùng xuống trả phòng và lên xe di chuyển về vào lúc 9h sáng.

Trên đây chỉ là một bản kế hoạch nháp để các bản tham khảo. Nếu như ghi rõ hơn và chi tiết hơn thì kế hoạch họp lớp càng được thực hiện suôn sẻ hơn.

9. Chọn quà lưu niệm

Quà lưu niệm giúp mọi người khi nhìn vào sẽ nhớ đến những chuyến đi ý nghĩa này. Quà lưu niệm không cần phải nhiều tiền để đỡ khoản chi phí của mọi người. Có rất nhiều món quà lưu niệm như: Một chậu cây nhỏ, một chiếc mũ lưỡi trai, một cái ly có in chữ, khung ảnh…

II. Chuẩn bị trước khi họp lớp

1. Thuê xe

Nếu như trong lịch trình có di chuyển nhiều nơi thì ban tổ chức phải liên hệ để đặt xe. Tìm hiểu xe bao nhiêu chỗ ngồi, giá cả bao nhiêu để ký hợp đồng rõ ràng. Xe là một phương tiện rất quan trọng, nếu đặt sát ngày sẽ khó tìm được xe theo ý muốn cũng như không chủ động được về mặt tài chính.

2. Đặt khách sạn, phòng nghỉ

Trong kế hoạch nếu ở lại qua đêm phải liên hệ chỗ để nghỉ ngơi. Vì số lượng người đông nên việc book trước phòng rất quan trọng. Địa điểm đó nếu đáp ứng được nhu cầu thì mới có thể triển khai được các kế hoạch đã đề ra.

Và việc đặt trước phòng cũng tiết kiệm được tiền hơn khi hiện nay có nhiều nơi sẽ giảm giá khi book trước online. Đây là một lợi thế nên cần thiết ban tổ chức phải chủ động liên hệ càng sớm càng tốt.

3. Thuê nhiếp ảnh gia

Hiện nay có rất nhiều bạn có sẵn máy ảnh nên rất tiện khi đi họp lớp. Nhưng nếu không thì cần thiết phải thuê nhiếp ảnh gia. Dù sao thì họ cũng có chuyên môn hơn nên những tấm ảnh ra đời chắc chắn sẽ đẹp có nghệ thuật hơn.

Khi có nhiếp ảnh gia thì những hoạt động và khoảnh khắc sẽ được lấy một cách tự nhiên hơn. Không những vậy còn lưu lại được các đoạn phim vô cùng vui vẻ của tất cả các thành viên trong lớp.

4. Một số công việc trước ngày họp lớp

• Kiểm tra áo đồng phục đã phát hết chưa
• Mua đồ trang trí lớp học: Mọi người sẽ di chuyển đến lớp học để tạo một background phù hợp với concept thực hiện kế hoạch hoặc một background bất kỳ.

• Kiểm tra lại âm thanh loa máy hay ánh sáng…

III. Kế hoạch cuối và sau buổi họp lớp

Sau khi hoàn thành buổi họp lớp, đại diện sẽ gửi những món quà lưu niệm đến với thầy cô giáo – những khách mời tham gia buổi họp lớp. Và sau đó sẽ gửi những món quà còn lại đến cho các thành viên trong lớp.

Cùng nhau ôn lại những bài hát gợi nhắc đến tuổi học trò và chia sẻ với nhau những bộn bề lo toan sau khi rời xa mái trường, rời xa vòng tay thầy cô. Đại diện ban tổ chức sẽ có lời chia sẻ và lời cảm ơn đến các khách mời đã tham gia chung vui cùng với lớp.

Thông báo thu chi: Đây là việc không nên thực hiện khi khách mời vẫn còn có mặt. Nếu như việc họp lớp được tiến hành theo một cuộc hành trình thì việc kê khai thu chi sẽ được thông báo đến các thành viên sau khi buổi họp lớp kết thúc. Còn nếu như không có các thành viên khách mời thì nên công bố kế hoạch tài chính vào cuối buổi họp lớp để mọi người được biết rõ ràng.

Việc thừa hay thiếu trong vấn đề tiền bạc sẽ được giải quyết theo những cách riêng tuỳ vào mỗi tập thể.

Cuối cùng sẽ gửi lời chào tạm biệt đến tất cả mọi người và sẽ đưa ra mốc thời gian cho dự định họp lớp tiếp theo. Khung thời gian thường 5 năm hoặc 10 năm.

Xem thêm:

• 79+ mẫu áo đồng phục họp lớp 10, 15, 20 năm ra trường
• 16 trò chơi họp lớp vui vẻ, dễ chơi, tăng sự đoàn kết
• Top 15 bài hát khi họp lớp hay, ý nghĩa – nên hát trong buổi gặp mặt
• 21+ trò chơi team building trong nhà vui nhộn, gắn kết nhất
• 12 quà tặng thầy cô giáo cuối năm học đẹp & ý nghĩa

Mặc dù đã rời xa mái trường mến yêu nhưng tình cảm và tình bạn vẫn luôn được lưu giữ mãi mãi. Và để những lần gặp lại nhau đầy ý nghĩa và hoản hảo hơn thì rất cần những bản chi tiết kế hoạch hoàn hảo như thế này. Qua bài viết trên hy vọng các bạn nắm rõ được thông tin cơ bản và có thể dựa vào đó để phát triển một bản kế hoạch hoàn chỉnh theo nội dung mà lớp đã đưa ra. Chúc các bạn thành công.

Có thể bạn quan tâm: